- Hướng dẫn, hỗ trợ các phòng/ban thực hiện các thủ tục, công tác hành chính
- Thực hiện công tác hành chính:
- Mua sắm, in ấn những hạng mục thuộc phạm vi công việc của phòng hành chính
- Hỗ trợ các ban chuyên môn thực hiện các thủ tục, quy trình theo yêu cầu của Lãnh đạo: Trình ký, ban hành văn bản; hướng dẫn chấm công, tổng hợp chấm công của các phòng/ban/đơn vị và gửi cho Bộ phận Nhân sự kiểm soát...
- Thanh toán các chi phí cho CBNV và hành chính: sinh nhật, thăm hỏi người lao động, chi phí hành chính…"
- Thực hiện các công tác lễ tân khánh tiết tại đơn vị:
- Chuẩn bị setup các hoạt động quy mô nhỏ tại văn phòng (cúng lễ, onboard, sinh nhật...)
- Giám sát việc cung cấp các dịch vụ hành chính chung: nước uống, internet, điện thoại, mực in, CPN... đảm bảo kịp thời
- Thực hiện thủ tục cấp phát trang thiết bị và phương tiện làm việc: văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, thẻ gửi xe, máy tính cá nhân… cho CBNV
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị
- Thực hiện các công việc khác do Ban lãnh đạo giao: Đặt phòng họp, xe công vụ, tổng hợp thông tin,...
- Thực hiện công tác quản lý tài sản
- Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng trên phần mềm quản lý tài sản
- Điều chuyển và quản lý tài sản giữa các đơn vị kịp thời, hợp lý và hiệu quả"
- Thực hiện công tác quản lý kho đồng phục, CCDC an ninh, vệ sinh
- Nhập kho, xuất kho đồng phục, CCDC an ninh, vệ sinh
- Cấp phát theo đề xuất từ các bộ phận chuyên môn
- Kiểm kê kho định kỳ và khi có yêu cầu
1. Trình độ:
- Học vấn: Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng chuyên ngành: quản trị văn phòng, nhân sự, kinh tế ….
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh trình độ A2
- Tin học: Sử dụng thành thạo Word, Excel, PowerPoint.
2. Kinh nghiệm:
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm công tác quản lý hành chính, quản lý kho
- Ưu tiên có kinh nghiệm làm hành chính cho các đơn vị tuyển mass, lao động phổ thông
3. Kiến thức: Am hiểu về lĩnh vực hành chính - văn phòng.
4. Năng lực:
- Tinh thần trách nhiệm.
- Khả năng thích nghi.
- Khả năng giao tiếp và truyền thông.
- Khả năng xây dựng các mối quan hệ.
- Khả năng tổng hợp, báo cáo.
- Khả năng soạn thảo, lưu trữ văn bản.
5. Các yêu cầu khác: Độ tuổi: 23 - 30; cẩn thận, chu đáo.
