Thư ký Dự án - Energy - 4H019

1. Quản lý hồ sơ và văn bản dự án
• Tiếp nhận, rà soát, xử lý văn bản, tờ trình, hợp đồng, tài liệu từ các bộ phận và đối tác.
• Soạn thảo các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động của dự án theo yêu cầu.
• Sắp xếp, lưu trữ, cập nhật hồ sơ bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, hợp đồng và tài liệu pháp lý của dự án theo quy trình quản lý văn thư.
2. Thư ký dự án & hỗ trợ điều phối
• Ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp và gửi thông báo nội dung đến các bên liên quan.
• Hỗ trợ Trưởng ban/Ban Giám đốc trong việc sắp xếp lịch làm việc, lịch họp dự án.
• Theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện dự án và hỗ trợ việc đôn đốc các bộ phận liên quan.
3. Tổng hợp & báo cáo
• Lập báo cáo tiến độ tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của quản lý dự án.
• Tổng hợp thông tin, đề xuất, vướng mắc từ các bộ phận trình Ban Giám đốc.
4. Hỗ trợ công tác đối ngoại
• Đại diện Ban Giám đốc làm việc, trao đổi thông tin với đối tác, đơn vị tư vấn, cộng tác viên về các nội dung liên quan đến hành chính dự án.
• Chuẩn bị hồ sơ phục vụ cho việc bàn giao công trình, nghiệm thu, thanh quyết toán theo yêu cầu của dự án và quy định pháp luật.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác
• Tham gia hỗ trợ hậu cần trong các sự kiện, buổi làm việc, hội thảo liên quan đến dự án.
• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên.

1. Trình độ học vấn
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính – Văn phòng, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kiến thức cơ bản về quy trình triển khai dự án xây dựng/điện/năng lượng.
2. Kinh nghiệm
• Tối thiểu 01–02 năm kinh nghiệm làm thư ký văn phòng, thư ký dự án hoặc vị trí hành chính – tổng hợp.
• Ưu tiên đã từng làm việc trong các đơn vị thi công, tư vấn giám sát, hoặc quản lý dự án xây dựng, công nghiệp.
3. Kỹ năng & năng lực
• Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint), ưu tiên biết thêm phần mềm quản lý tài liệu (Document Control).
• Khả năng soạn thảo văn bản tốt, trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp làm việc nhóm và làm việc độc lập.
• Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian và lưu trữ tài liệu hiệu quả.
• Cẩn thận, chi tiết, trung thực và có trách nhiệm cao.
4. Ngoại ngữ
• Ưu tiên biết tiếng Anh (đặc biệt trong giao tiếp thư từ, tài liệu kỹ thuật).
5. Tố chất cá nhân
• Nhanh nhẹn, linh hoạt, chịu được áp lực công việc cao
• Tư duy hỗ trợ và phục vụ tốt
• Kỹ năng xử lý tình huống nhạy bén